Nevienam nav laika neproduktīvām tikšanām, nevienam arīdzan nav liekas naudas. Katru gadu neproduktīvu tikšanos dēļ tiek zaudēti 37 miljardi dolāru. Dažkārt, lai izveidotu produktīvu sarunu ar kolēģiem, partneriem vai klientiem var nākties iekšēji cīnīties pašiem ar sevi, it īpaši, ja iepriekš jau ir bijušas tikšanās, kas ne pie kāda rezultāta nav novedušas. Mēs visi esam aizņemti un, kā zināms, laiks ir nauda. Vēlies būt produktīvāks sapulcēs un tikšanās? Ar nelielu struktūru un labāku komunikāciju ofisā, katrs var pārvērst sapulces no neefektīvām par efektīvām. Ir pāris paņēmieni, kas iznīcinās garlaicīgās un neproduktīvās sapulces un tikšanās, kuras mēs visi tā neieredzam.

Pievienojies ar idejām, komentāriem vai ieteikumiem.

Ja dodoties uz tikšanos vai sapulci, par to neesi domājis iepriekš un tev nav nekā ko piebilst (iespējams arī citiem nebūs), tad iztērēsiet dārgo laiku, lai tikai tad sāktu domāt par ieteikumiem vai komentāriem, kā arī pastāv risks, ka tava ideja vai komentārs būs ne visai izdevies, ja to nebūsi apdomājis iepriekš un iespējams jau sameklējis pamatojumu un faktus.

Jau pirms sapulces vai tikšanās apdomā ieteikumus un pieraksti savas idejas, ko vēlāk varēsi izteikt tikšanās vai sapulces laikā.

Pieraksti plāna punktus, kam sekot.

Nestrukturētas tikšanās ir neproduktīvas un neefektīvas. Cilvēki var novirzīties no tēmas un apjukt, kas parasti neefektīvi paildzina tikšanās. Saplānojot tikšanās struktūru, tiks ieekonomēts laiks, kā arī tiks izrunāti visi aktuālie jautājumi, neko neizlaižot.

Nosaki sapulces ilgumu.

Piedāvā konkrētu tikšanās vai sapulces laiku, un uzsver to cik ilgu laiku tai vari veltīt un cikos tai būtu jābeidzas. Pretējā gadījumā ir iespēja, ka sapulce ievilksies un tiks nelietderīgi iztērēts ne tikai tavs, bet arī citu laiks.

Pārliecinies, ka katrs saprot savu uzdevumu.

Ja tev ir tikšanās ar savu komandu par kādu projektu, pasākumu vai jebko citu, pārliecinies, ka katrs komandas loceklis saprot savu lomu un uzdevumu. Pretēji, tavas komandas locekļi var nesaprast, kas ir tas, ko no viņiem sagaida un kas vispār ir jādara. Ja projekta gaitā nepieciešams satikties vairākkārtīgi, tad ir vērts nākamajā reizē likt katram pastāstīt, kā veicās ar viņam uzticēto uzdevumu. Tas garantē, ka viss tiks izdarīts.

Pārliecinies, ka katrs saprot, kas notiek.

Dažkārt cilvēki sapulču laikā novēršas un sāk runāt par ar sapulci nesaistītām tēmām. Turklāt, vāja komunikācija starp kolēģiem, var novest pie pārpratumiem. Pirms pabeidz sapulci vai tikšanos, pārliecinies, ka visi saprot, kas no viņiem tiek gaidīts, un kas jādara. Un noteikti pārliecinies dubultā, ka visi ir “uz vienas nots”.

Pārstāsim tērēt laiku un naudu neproduktīvās tikšanās un sapulcēs. Tā vietā sāksim pielietot šos paņēmienus, lai uzlabotu tikšanās ar komandu, partneriem vai klientiem.

Avots:

https://www.workitdaily.com/destroy-unproductive-meetings/