Lai darbinieku varētu nosaukt par “labi organizētu”, viņam jāpiemīt vairākām spējām. Dažas no tām ir: spēja pareizi identificēt veicamo darbu; spēja dažādus sava darba elementus sakārtot strukturētā un fukcionālā shēmā; spēja diskutēt par darba plānošanu; spēja sagatavot indikācijas kolēģiem; spēja atšķirt steidzamos pienākumus no tiem, kuru veikšanu uz laiku var atlikt. Tāpat jāatgādina, ka laba darba organizācija ir koncentrēšanās un uzmanības rezultāts, kad cilvēks spēj konkrētajā mirklī atšķirt būtisko no mazāk svarīgā.
Ir pierādīts, ka darbinieki, kas labi organizē savu darbu, sasniedz labākus rezultātus, gūst atzinību vadītāju acīs, tāpēc viņiem ir plašas karjeras izaugsmes iespējas. Tā notiek, jo, organizējot savu darbu, viņi zaudē mazāk laika, meklējot dažādus elementus, kas nepieciešami uzdevumu izpildē. Viņi strādā efektīvāk. Laba darba organziācija šo darbinieku padara veiklāku un tas palīdz izvairīties no stresa, kad kaut kas jāsteidz pabeigt. Labi organizēti darbinieki ir daudz uzmanīgāki, neaizmirst par svarīgiem darbu izpildes termiņiem, tikšanām un spēj izvērtēt uzdevumu prioritāti. Tas savukārt vairo viņu spēju risināt problēmas.
Tiem, kuriem tādas spējas nepiemīt, tās ir iespējams attīstīt. Piemēram, katru dienu atnākot uz darbu, izveidot veicamo lietu sarakstu, kurā dienas laikā bieži jāieskatās, lai kaut ko nepalaistu garām. Uzzinot par gaidāmajiem uzdevumiem un tikšanām, nekavējoties tie jāieraksta savā plānotājā, lai par tiem ikdienas steigā un veicot citus pienākumus neaizmirstu.
Kādam varbūt ir vērtīgi veikt pierakstus par notikušajām darba sarunām. Dažreiz nepietiek vien ar klausīšanos, bet ir jāpiefiksē rakstiski, ko ir pateicis darba vadītājs, klients vai kolēģis. Citastarp šādi pieraksti var palīdzēt veidot pozitīvas attiecības. Piemēram, ja kāds klients pastāstīja, ka ir saslimis viņa bērns, tad nākamajā tikšanās vai sarunas laikā varēsiet apjautāties par bērna veselību. Šādi uzmanības žesti nekad nepaliek neievēroti.
Pēc darba dienas beigām izvērtējiet dienas laikā paveikto un izveidojiet bilanci par dienas laikā paveikto un vēl paveicamo darbu sarakstu. Nepabeigtajiem darbiem pagariniet termiņu. Un izgulieties! Ja cilvēks nav izgulējies, viņa koncentrēšanās spējas pasliktinās.
Šodien ir iespējas izmantot dažādas programmatūras, kas palīdz darba organizēšanā. “Microsoft Office” paketē ir iekļauts “Microsoft Outlook”, kas ne tikai piedāvā e-pasta iespēju, bet arī dažādu pienākumu un tikšanos piefiksēšanu kalendārā, kontaktu reģistrēšanu utml. Citastarp var pieminēt arī tādas programmas kā: “Evernote”, “EssentialPIM”, “CmapTools” un citas.
Piesakies jaunumiem e-pastā!
